Всяка фирма смята офиса си за свой дом. Понякога обаче се налага този дом да бъде заменен с нов и тогава идва голямото преместване на офиса. С какво да се съобрази компанията когато настъпи този момент?

Ето 9 основни правила с които смяната на локацията ще протече гладко и бързо.

1. Ранно планиране на преместването на офиса.

Колкото по – рано се подготви момента, толкова по – лесно и бързо ще протече цялата процедура. Добрата организация винаги е от полза.

2. Наемане на транспортна фирма с опит,

ресурси и достатъчно служители, които да се погрижат за цялата организация. Тя ще е в готовност да обсъдите различни проблеми, до които сте достигнали.

3. Фирмата, която ще поеме преместването задължително трябва да

бъде с доказан опит и да има референции от клиентите си. Предварително трябва да се уточни времето и местата на вземане и доставка на багажа, както и цената. Изберете хората, за които „твърда цена“ означава реално това. За пълна сигурност в условията и договорките може да се направи предварителен оглед от страна на транспортната фирма.

4. Избор на времето за пренасяне.

Обикновено най – доброто време е през уикенда. Така служителите започват своята нова работна седмица на ново уютно място. Освен това те може да се ангажират в процеса по преместване на офиса.

5. Промяна на адреса във всички бизнес документи.

Това се отнася за всичко – визитни картички, подписи в електронни съобщения, фирмени документи, уеб сайт, търсачки. Все пак живеем във време, в което все по-важно е представянето ни онлайн. Добре е да се пусне и електронно уведомление до всички клиенти и партньори.

6. Когато пренасянето се извършва от професионална транспортна фирма,

тя може да поеме повечето от задачите. Голяма част от фирмите предлагат широка гама от услуги, които допълнително включват професионално опаковане, монтаж и демонтаж на оборудването, подготвяне на всичко за смяната на локацията. Така вашите отговорности намаляват, а удоволствието от новата локация се увеличава.

7.Офисът обича растения и с удоволствие се грижи за тях?

А кой ще ги вземе при преместването? Тази задача може да се повери на един служител, който да се грижи за това всички растения да бъдат подготвени и транспортирани до своя нов дом. Или уговорете тяхното пренасяне с транспортната фирма, за да се подготви за обезопасяването им.

8.Всеки служител поема отговорността за опаковането на своите вещи.

Удобно време за това е петък следобед. Така служителите ще имат време да приготвят вещите от бюрата си и на следващия ден, те да бъдат наредени и надписани заедно с останалите неща местене.

9.Свързване и подготовка на техническото оборудване.

Тази задача трябва да бъде поета от човека, който поддържа техниката или от IT специалиста на фирмата. Човекът трябва да е на разположение в деня на преместването за да подготви работните места в новия офис.

5.0
03