Преместването на офиса винаги е много сложно и често пъти дори критично събитие.

По време на процеса на корпоративно преместване е вероятно персоналът да не може да получи достъп до необходимите документи, за да задоволи нуждите на клиентите. След като вече сте се спрели на няколко фирми, а имате много офисна документация е изключително важно да видите коя фирма какви варианти ви предлага за тази работа.

Как да опаковате папките и да си осигурите максимално добро разпределение на мястото и минимално време за подреждане отново?

1. Надписване на всяка една кутия

Не само отделни части от документацията са важни. Дори да сте от фирмите, които използват  различни видове виртуални услуги, които минимализират наличието на хартиени носители на каквито и да било документи – от фактури до договори. Въпреки това, не е лошо да си имате и резервни копия. За да направите максимално добро подреждане не пестете от надписване. Ако искате да разделите документите на различните отдели използвайте различни цветове на бележките, на маркера или пък описвайте на всеки един кашон от общо колко с такива документи е. Според законовите изисквания има определени типове архиви, които трябва да се пазят определен срок – постарайте се и това да е опаковано и ясно надписано.

2. Списък на пакетираните документи

Направете ясен списък с кашоните, в които се съдържат документите. Ако например имате годишни финансови отчети, договори с доставчици, с клиенти, фактури, трудови договори – всеки един тип документи трябва да бъде надписан и след това добавен в общ списък с всички кашони. Например ако имате 2 кашона с фактури за предишната година – запишете си броя. Така ще може да засичате какво количество сте опаковали и дали нещо не се е загубило по пътя.

3. Малки и не тежки кутии

Ако наемате фирма за хамали, момчетата ще ви докарат кашоните в новия офис, но след това вие ще трябва сами да ги редите. Не забравяйте, че големите кутии имат много място, но ако се напълнят тежат страшно много. Така че не се отпускайте да пълните кашоните догоре. Поставете папките така, че да може да се вдигат, без да тежат твърде много.

4. Групиране по типове

Когато групирате типовете кашони е много по-лесно след това да намерите бързо търсеният от вас документи, дори да не сте се нанесли. Колкото повече време посветите на подготовката за изнасянето от стария офис, толкова по-лесно ще стартирате работата в новия.